Asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

1.    Rekisterinpitäjä
Uponor Oyj ja sen tytäryhtiöt, jotka on lueteltu Uponor Oyj:n viimeisimmässä tilinpäätöksessä sivulla www.investors.uponor.com/news-downloads/ir-downloads-and-reports (joita tästedes kutsutaan nimellä ”Uponor”)

Äyritie 20
01511 Vantaa
FINLAND

2.    Yhteystiedot

Yhteystiedot saatavilla sivulla:
www.uponor.com/legal-information/data-protection

3.    Henkilörekisterin nimi

Uponorin asiakas- ja markkinointirekisteri

4.    Rekisteröidyt henkilöt

Uponorin asiakkaiden, loppuasiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja potentiaalisten loppuasiakkaiden edustajat, työntekijät, johtajat ja toimihenkilöt sekä kuluttajat ja Uponor Akatemian jäsenet (joita tästedes kutsutaan nimellä Asiakkaat).

5.    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudelliset perusteet

Tämän henkilörekisterin tarkoituksena on markkinointi ja viestintä Asiakkaille sekä Uponorin asiakassuhteiden hoitaminen, mukaan lukien Asiakkaiden henkilötietojen käsittely seuraaviin tarkoituksiin:

  • Uponorin velvoitteiden täyttäminen sen Asiakkaita kohtaan sekä Asiakkaiden ja Uponorin velvoitteiden ja vastuiden käsittely, arviointi ja täytäntöönpano
  • tarjousten ja hinta-arvioiden sekä muiden sitovien ja ei-sitovien asiakirjojen hallinnointi, käsittely ja lähettäminen
  • Uponorin oikeuksien käyttäminen
  • asiakassuhteiden ylläpito ja kehittäminen
  • asiakassuhteiden luominen
  • kanta-asiakasohjelmien hallinnointi ja käsittely
  • markkinointi- ja viestintätarkoitukset, kuten markkinatutkimuksen tekeminen, suoramarkkinointi, automaattinen markkinointi sekä uusista ominaisuuksista, tuotteista tai lanseerauksista sekä erikoistarjouksista tiedottaminen Asiakkaille
  • Uponorin tuotteiden ja palveluiden tarjoaminen Asiakkaille sekä tuotteiden ja palveluiden laadun, toimivuuden ja turvallisuuden varmistaminen;
  • tuotevastuuasioiden hallinnointi ja käsittely
  • Uponorin tuotteiden ja palveluiden kehittäminen
  • laskutus
  • tilastolliset ja analyyttiset tarkoitukset, mukaan lukien verkkosivustoanalytiikka.

Henkilötietojen kerääminen ja käsittely perustuu Uponorin oikeutettuihin etuihin. Nämä edut perustuvat suhteisiin Asiakkaiden kanssa. Lisäksi Uponor ja/tai sen tytäryhtiöt voivat lähettää suoramarkkinointia Asiakkaille heidän suostumuksellaan, jos tällainen suostumus vaaditaan.

Asiakkaiden, loppuasiakkaiden ja kuluttajien henkilötietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin Uponor tarvitsee niitä yllä esitettyihin tarkoituksiin, ei kuitenkaan yleensä yli kymmentä vuotta.

Potentiaalisten asiakkaiden ja potentiaalisten loppuasiakkaiden henkilötietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin Uponor tarvitsee niitä yllä esitettyihin tarkoituksiin, ei kuitenkaan yleensä yli kahta vuotta.

6.    Henkilörekisterin tietosisältö

 Uponor voi käsitellä henkilörekisterissään etenkin seuraavia tietoja:

  • perustietoja, kuten nimi, syntymäaika, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työtehtävä, sukupuoli (puhuttelusana)
  • pätevyystietoja (Uponor Akatemia -pätevyyden taso yritysasiakkailla)
  • tietoja asiakasprojekteista sekä Asiakkaille myydyistä tuotteista ja palveluista
  • tietoja tapaamisista ja muusta toiminnasta Asiakkaiden kanssa
  • tietoja, joita tarvitaan kanta-asiakasohjelmien hallinnointiin (jos Asiakas on rekisteröitynyt kanta-asiakasohjelmiin)
  • tietoja Asiakkaita kiinnostavista Uponorin tuotteista ja palveluista
  • tietoja Uponorin ja Asiakkaan välisen viestinnän sisällöstä ja tavasta (esimerkiksi sähköposti- tai tekstiviestit)
  • tietoja asiakkaiden ja loppuasiakkaiden ajanviettoon liittyvistä mieltymyksistä asiakassuhteiden ylläpitämiseksi
  • tietoja potentiaalisten asiakkaiden ja loppuasiakkaiden ajanviettoon liittyvistä mieltymyksistä markkinointitarkoituksia varten.

7.    Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään, Uponorin henkilöstön toimesta taikka verkkosivuston tai sovellusten kautta.

Julkisesti saatavilla olevien lähteiden lisäksi henkilötietoja voidaan joissain tilanteissa sovellettavan lainsäädännön sen salliessa kerätä muista lähteistä kuin suoraan rekisteröidyltä, esimerkiksi Uponorin alihankkijoilta tai palveluntarjoajilta.

Uponor tiedottaa kaikkia rekisteröityjä tietojen käsittelystä, mukaan lukien mahdollisesta kolmansien osapuolten tietolähteiden ja tällaisista lähteistä kerätyn tiedon käytöstä, sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Tiedot syöttää henkilörekisteriin Uponorin henkilöstö sekä Uponorin alihankkijat tai palveluntarjoajat.

8.    Tietojen luovutus ja siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

 Uponor voi luovuttaa ja siirtää henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle sovellettavan lainsäädännön salliessa ja sen rajoissa seuraavasti:

  • Uponor-konserniin kuuluville yhtiöille asianosaisten Uponor-yhtiöiden välillä solmitun sopimuksen mukaisesti, noudattaen Euroopan komission mallisopimuslausekkeita sen varmistamiseksi, että käytössä on asianmukaiset tietosuojatoimet, sekä valtuutetuille kolmansille osapuolille siltä osin, kuin he osallistuvat henkilötietojen käsittelemiseen tässä henkilörekisterissä ilmoitettuja tarkoituksia varten. Henkilötietoja voivat käsitellä tällaiset valtuutetut kolmannet osapuolet myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella Uponorin ja kyseisen valtuutetun kolmannen osapuolen välillä solmitun sopimuksen mukaisesti, noudattaen Euroopan komission mallisopimuslausekkeita sen varmistamiseksi, että käytössä on asianmukaiset tietosuojatoimet. Uponor velvoittaa kyseiset kolmannet osapuolet pitämään salassa ja asianmukaisesti suojaamaan kaiken siirretyn henkilötiedon
  • rekisteröity on antanut suostumuksensa siirtoon; tai
  • sovellettava lainsäädäntö muulla tavoin sen sallii.

Henkilötietoja saatetaan teknisistä tai muista tiedon käyttöön liittyvistä syistä tallentaa Uponorin puolesta tietoja käsittelevien ulkoisten palveluntarjoajien palvelimille.

Kaikki henkilötietojen siirrot tehdään noudattaen EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä sovellettavaa pakottavaa lainsäädäntöä muutoksineen.

9.    Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa kaikki Uponorin hänestä keräämät henkilötiedot, ellei tarkastusoikeutta ole rajoitettu.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että Uponor korjaa, poistaa tai lakkaa käyttämästä virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita henkilötietoja.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aikaisemmin antamansa suostumukset ja kieltää tietojensa käyttö kaikkea suoramarkkinointia varten.

Mahdolliset pyynnöt tulee osoittaa edellä kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Uponor käsittelee kaikki pyynnöt mahdollisimman nopeasti.

Jos rekisteröity on tyytymätön Uponorin päätökseen tai toimintaan, hänellä on oikeus valittaa asiasta oman maansa tietosuojavaltuutetulle.

10.    Henkilötietojen suojauksen periaatteet - tekniset ja organisatoriset toimenpiteet

Uponor huolehtii siitä, että sen omassa organisaatiossa toteutetaan ja ylläpidetään riittäviä teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi.

Lisäksi Uponor varmistaa, että tässä selosteessa kuvattuja henkilötietoja siirretään kolmannelle osapuolelle tai jaetaan kolmannen osapuolen kanssa vain siinä tapauksessa, että Uponor on sopimusteitse tai muulla lain edellyttämällä tavalla varmistanut, että tietosuoja on riittävällä tasolla.

Tekniset toimenpiteet:

Fyysinen materiaali säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyä on rajoitettu. Tietojärjestelmissä käytetään käyttöjärjestelmän tietosuojaohjelmistoja. Järjestelmään täytyy kirjautua antamalla käyttäjätunnus ja salasana, ja tiedonsiirto tapahtuu salattuja kanavia pitkin.

Organisatoriset toimenpiteet:
Uponorin organisaatiossa on ohjeistettu henkilökuntaa henkilötietojen käytöstä, ja henkilötietoja sisältäviin tietojärjestelmiin on pääsy vain niillä henkilöillä, jotka työtehtäviensä tai roolinsa takia osallistuvat henkilötietojen käsittelyyn ja joita sitoo vaitiolovelvollisuus.